Whatsapp Business API: Handle Banyak Agent dengan 1 Nomor

WhatsApp Business API agent

WhatsApp Business menjadi salah satu aplikasi yang saat ini ramai digunakan oleh para pelaku bisnis. Kemudahan dan kepraktisannya, membuat WhatsApp Business kian diminati. Meski begitu, layaknya produk lain, WhatsApp Business juga memiliki kekurangan bagi para penggunanya, yaitu keterbatasan device. Namun tidak perlu khawatir, karena untuk menutupi kekurangan dan keterbatasannya ini, developer WhatsApp menghadirkan versi lebih pintar dan sempurna daripada WhatsApp Business, yaitu WhatsApp Business API

Whatsapp Business

WhatsApp Business secara keseluruhan memiliki fungsi utama yang sama dengan WhatsApp, yaitu sebagai aplikasi untuk berkomunikasi dua arah secara realtime. Perbedaan antara WhatsApp Business dan WhatsApp biasa yaitu pada jenis penggunanya. WhatsApp biasa digunakan oleh personal, sedangkan WhatsApp Business digunakan oleh para pelaku bisnis untuk membalas pesan dari setiap konsumennya. Sejak pertama kali dirilis, yaitu pada tahun 2018 hingga saat ini, WhatsApp Business sudah diunduh lebih dari 100 juta pada Google Play Store.

Banyaknya jumlah unduhan ini, membuktikan bahwa WhatsApp Business memiliki kualitas dan layanan yang baik sehingga digemari oleh banyak pengguna. Dengan banyaknya fitur mumpuni yang dimiliki oleh WhatsApp Business, maka menjadi hal yang wajar jika saat ini WhatsApp Business juga digunakan oleh para pelaku bisnis menengah ke atas, dengan jumlah konsumen yang cukup banyak. Dalam merespon setiap pesan yang masuk, tentunya diperlukan seorang agent. Tidak jarang jika banyak bidang usaha yang mengandalkan lebih dari satu agent untuk bisa merespon dengan cepat seluruh pesan-pesan yang masuk.

Namun sayangnya. hingga saat ini WhatsApp Business tidak dapat diakses di lebih dari satu device. Sehingga bagi para pemilik usaha yang memiliki agent lebih dari satu, maka tidak akan bisa menggunakan WhatsApp Business secara bersamaan. Dalam jangka pendek mungkin terlihat tidak masalah jika hanya dihandle oleh satu agent saja, namun jika dilihat dalam jangka panjang, para pemilik usaha akan menjumpai kesulitan dalam menghandle banyaknya pesan yang masuk hanya dengan mengandalkan satu agent.

Permasalahan ini juga akan bercabang pada banyaknya keluhan dari konsumen karena merasa pesannya tidak direspon dengan cepat dan juga dibutuhkan waktu yang lama untuk menunggu balasan pesan dari pihak bisnis. Selain itu, WhatsApp Business juga memiliki kekurangan-kekurangan lainnya seperti tidak bisa terintegrasi dengan sistem lain karena tidak adanya akses melalui back end system, serta tidak adanya sistem dashboard yang comprehensive tentang apa saja yang terjadi di dalam WhatsApp Business.

Untuk menutupi kekurangan WhatsApp Business, maka lahirlah versi lain dari WhatsApp Business yang lebih sempurna, yaitu WhatsApp Business API

WhatsApp Business API

WhatsApp Business API menjadi bentuk lain yang lebih sempurna daripada pendahulunya, yaitu WhatsApp Business. Bagi yang masih asing dengan istilah API, perlu diketahui bahwa API merupakan singkatan dari Application Programming Interface, atau dapat diartikan sebagai sebuah sistem perangkat lunak yang memungkinkan untuk menghubungkan dua atau lebih sistem atau aplikasi. Dengan begitu, WhatsApp Business API memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan akun WhatsApp-nya ke berbagai system lain, sehingga apabila dihubungkan dengan Qiscus Multichannel Chat, akan dapat diakses melalui lebih dari satu perangkat secara sekaligus dan juga berbagai fitur lainnya. Selain itu API juga merupakan teknologi yang dikategorikan sebagai back-end development (server-side), yang artinya tidak ada front-end interface dan aplikasi yang dapat dilihat oleh pengguna.

Perlu diketahui bahwa WhatsApp Business API dengan WhatsApp Business memang serupa namun tidak sama. WhatsApp Business API dapat dipastikan berbeda dengan WhatsApp Business terutama dalam hal fitur serta pelayanan yang lebih ekstra untuk setiap penggunanya. Jika Anda merupakan pelaku bisnis dengan jumlah konsumen yang cukup banyak, maka sangat disarankan untuk Anda menggunakan WhatsApp Business API.

Handle banyak agent dengan WhatsApp Business API

Pentingnya peran customer service dalam suatu bisnis menjadi salah satu alasan mengapa suatu bisnis harus meningkatkan kualitas layanan customer servicenya. Peningkatan layanan ini dapat berupa tanggapnya setiap agent dalam merespon seluruh pesan yang masuk dan juga perlu dipastikan bahwa respon yang diberikan oleh agent sudah tepat. Untuk mengatasi banyaknya pesan yang masuk, tidak jarang pemilik bisnis mempekerjakan lebih dari satu orang agent. Sayangnya, karena keterbatasan WhatsApp Business dalam hal ini, maka pemilik bisnis disarankan untuk menggunakan WhatsApp Business API yang sudah jelas dapat menghandle banyak agent hanya dengan satu nomor saja.

Adanya kebebasan untuk mengakses akun WhatsApp di lebih dari satu device, tentunya akan sangat membantu Anda atau para pelaku usaha lainnya yang memiliki jumlah konsumen cukup banyak yang diiringi dengan jumlah pesan masuk yang juga tidak kalah banyaknya. Anda juga dapat memiliki agent sebanyak mungkin tanpa adanya batasan, tentunya hal ini akan membuat layanan customer service bisnis Anda semakin optimal dan terdepan. Dengan kata lain, Anda juga tidak perlu mengkhawatirkan banyaknya keluhan yang diberikan oleh konsumen karena kurang responsifnya bisnis Anda dalam menanggapi pertanyaan-pertanyaan atau pesan yang masuk, karena kini Anda memiliki banyak agent yang cepat tanggap.

Tidak hanya itu saja, dengan WhatsApp Business API, Anda juga dapat melihat dan melakukan kontrol secara berkala terhadap kualitas dari layanan customer service. Sehingga meskipun Anda memiliki banyak agent, Anda tidak akan kewalahan untuk melihat performance dari masing-masing agent. Dengan WhatsApp Business API, Anda dapat melihat analytics yang nantinya dapat dijadikan bahan evaluasi untuk layanan customer service kedepannya.

Keuntungan lain yang dapat dirasakan jika menggunakan WhatsApp Business API, yaitu bisnis Anda memiliki peluang untuk mendapatkan Green Tick official account. Adanya Green Tick pada akun bisnis juga membuktikan bahwa akun bisnis Anda merupakan akun bisnis yang terverifikasi. Selanjutnya, WhatsApp Business API juga memungkinkan untuk ditanamkan sistem lain yang juga dapat menunjang kebutuhan Anda, seperti berikut:

1. Adanya Supervisor dan Admin untuk mengawasi kinerja agent

Dapat dipastikan bahwa peran Supervisor dan Admin hanya bisa Anda dapatkan jika Anda menggunakan WhatsApp Business API. Supervisor dan Admin berfungsi untuk mengawasi dan meninjau kinerja dari seluruh agent dalam bentuk metrics performance agent . Dengan adanya Supervisor dan Admin, dapat membantu untuk memastikan kualitas dari setiap jawaban yang diberikan oleh agent. Fitur ini mustahil Anda dapatkan di WhatsApp Business karena tidak memungkinkan untuk shared device serta tidak adanya indicator split dan analytics performance dari tiap agent. Perlu digaris bawahi jika fitur ini akan Anda dapatkan jika Anda menggunakan WhatsApp Business API melalui Qiscus Multichannel Chat

2. Penerapan sistem Chatbot dan Template Messaging untuk bisnis

Penggunaan Chatbot dan Template Messaging di dalam WhatsApp Business API dapat membuat komunikasi jadi lebih efisien dan efektif. Sistem Chatbot yang mengandalkan teknologi AI (Artificial Intelligence) berfungsi untuk menyampaikan berbagai macam informasi yang sudah ditentukan, seperti spesifikasi produk, harga produk dan fitur dari sebuah produk. Dengan adanya Chatbot juga dapat membantu meminimalisir biaya operasional karena kebutuhan agent yang banyak dapat mulai dikurangi.

Kemudian sistem Template Messaging, yang merupakan suatu rangkaian pesan teks yang sebelumnya sudah disetujui oleh WhatsApp dapat mempermudah agent dalam menjawab pesan serupa dalam waktu yang lebih cepat karena agent cukup mengetikkan template yang sudah dibuat sebelumnya.

3. Sistem auto respond untuk mempercepat komunikasi

Dengan adanya sistem auto respond yang ditanamkan ke dalam WhatsApp Business API, maka agent tidak lagi perlu menghabiskan waktu untuk merespon pesan-pesan sejenis yang masuk. Namun, untuk menggunakan sistem ini, Anda harus memasukkan apa saja pesan-pesan dan bagaimana saja respon untuk setiap pesan yang ingin menggunakan auto respond tersebut.

Dapatkan WhatsApp Business API untuk Bisnis Anda

Jika dilihat secara keseluruhan dan berdasarkan apa yang sudah disampaikan di atas, WhatsApp Business API memiliki segudang fitur dan layanan ekstra yang akan sangat bermanfaat untuk para pelaku usaha, terutama dalam hal layanan konsumen. Namun sayangnya, WhatsApp Business API tidak bisa didapatkan secara cuma-cuma dan tidak bisa diunduh sendiri seperti halnya WhatsApp Business. Untuk menggunakan WhatsApp Business API, pertama-tama Anda harus menemukan dan menghubungi pihak ketiga yang merupakan bagian dari WhatsApp Global Business Solution Providers (BSPs). Perlu Anda ketahui, bahwa setiap provider akan menawarkan harga yang berbeda-beda, sehingga dalam hal ini Anda harus selektif dan tepat dalam memilih provider yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Untuk mengetahui layanan dan fitur apa saja yang sesuai dengan bisnis Anda, maka Anda dapat menghubungi Qiscus sebagai salah satu WhatsApp Global Business Solution Providers (BSPs). Kami tidak akan membatasi Anda dalam mengkustomisasi WhatsApp Business API untuk kebutuhan bisnis Anda. Mulai tingkatkan pengalaman konsumen Anda dengan bisnis Anda bersama Qiscus.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like